Procesní řízení personální praxe v ALVAO

Anotace přednášky Ilony Paulové na 103. Fóru personalistů

Systém ALVAO využívá Státní veterinární ústav Jihlava (SVÚ) v personální praxi již do roku 2019, aktuálně pro 179 zaměstnanců. Průběh pracovního života řídí podle předem nastavených časových schémat. Vše začíná nástupem zaměstnance do pracovně-právního vztahu, pokračuje adaptačním programem s připomenutím konce zkušebního období. SVÚ je  akreditovanou zkušební laboratoří a má tak povinnost řídit zácvik zaměstnanců. Z této povinností vyplývají úkoly pro vedoucí oddělení a také pro manažerku kvality.

Kontrolovat čas při personálním řízení je náročné, zejména pak v situaci, kdy například během roku 2023 došlo k 27 ukončením pracovního poměru, 3 odchodům na mateřskou nebo rodičovskou dovolenou a k 22 zahájením pracovního poměru. Každému z nováčků navíc běžel v odlišné době adaptační program.

Do personálního procesu je zapojen nejen personalista, ale také ředitel, vedoucí oddělení, mzdová účetní, provozní účetní, manažer kvality, metrolog a úsek ICT. Každému z jmenovaných vznikají s příchodem či odchodem zaměstnance konkrétní úkoly/povinnosti. Tento poměrně náročný process se SVÚ daří řídit díky automaticky generovanému systému požadavků v ALVAO. Ten zajišťuje i dokonalou informovanost všech zúčastněných.

Personalista vidí celý proces a má okamžitý přehled o plnění všech zákonných nebo procesních požadavků.

Zaměstnanci využívají systém ALVAO i pro nahlášení svých osobních změn – příjmení, adresa, změna zdravotní pojišťovny atd. Ihned po zadání je požadavek na změnu automaticky rozeslán příslušným zaměstnancům s výzvou ke změně v jejich evidenci. Kromě jiného řídí SVÚ v ALVAO také evidenci lékařských prohlídek a platnosti řidičských průkazů pro řidiče referenty. To vše díky funkci termínového kalendáře.

K podnikové kultuře přispívá také model schvalování ředitelem při pracovně-právních změnách: přestup zaměstnance na jinou pracovní pozici;  změna pracovního úvazku.

ALVAO má v SVÚ významnou roli také v řízení kybernetické bezpečnosti, např. napojením do Identity managementu. Například termín ukončení pracovní smlouvy dává pokyn dalším systémům k ukončení přístupových práv.